Zarządzanie lokalem usługowym różni się od obsługi mieszkania na wynajem. Lokal użytkowy podlega innym regulacjom, a najemcy prowadzą w nim działalność gospodarczą od handlu i gastronomii po usługi biurowe, medyczne i beauty. Każdy rodzaj działalności wiąże się z innymi wymogami formalnymi, sanitarnymi i technicznymi.
W naszej codziennej pracy zajmujemy się:
Obowiązki zarządcy lokalu użytkowego wynikają z prawa budowlanego. Zgodnie z art. 61 i 62 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane, właściciel lub zarządca obiektu ma obowiązek utrzymywania go w należytym stanie technicznym oraz przeprowadzania okresowych kontroli budynku i jego instalacji . Niedopełnienie tych obowiązków grozi karami administracyjnymi oraz odpowiedzialnością karną art. 93 pkt 8 ustawy przewiduje grzywnę za brak terminowych kontroli technicznych . Jako zarządca przejmujemy od właściciela odpowiedzialność za organizację przeglądów i prowadzenie dokumentacji, w tym książki obiektu budowlanego (coraz częściej w formie elektronicznej c-KOB).
Lokale usługowe, zwłaszcza gastronomiczne i beauty, są wyposażone w instalacje, które wymagają regularnych przeglądów serwisowych. Wentylacja mechaniczna w restauracji, instalacja elektryczna w gabinecie kosmetycznym czy sprzęt chłodniczy w sklepie spożywczym to elementy, które mają bezpośredni wpływ na ciągłość działalności najemcy i bezpieczeństwo użytkowników.
W ramach obsługi technicznej prowadzimy:
Przeglądy techniczne obiektów użytkowych wykonuje się co najmniej raz w roku w zakresie elementów narażonych na czynniki atmosferyczne, instalacji gazowych i przewodów kominowych, a co pięć lat w zakresie konstrukcji, instalacji elektrycznych i piorunochronnych. W przypadku obiektów o powierzchni zabudowy powyżej 2000 m² lub dachu przekraczającym 1000 m² kontrole roczne przeprowadza się dwukrotnie do końca maja i do końca listopada.
Dla pilnych zgłoszeń udostępniamy telefon alarmowy 24/7. Awarie w lokalach usługowych (zalanie, brak prądu, nieszczelność instalacji gazowej) wymagają szybkiej reakcji, bo ich następstwem bywa czasowe zamknięcie działalności najemcy i straty finansowe po obu stronach. Interwencje realizujemy we współpracy z całodobowymi serwisami technicznymi, z którymi mamy stałe umowy.
Administracja lokalu użytkowego obejmuje codzienne prowadzenie spraw nieruchomości. Weryfikujemy stan prawny i faktyczny lokalu, negocjujemy i zawieramy umowy z dostawcami mediów (energia, woda, wywóz odpadów, internet) oraz z serwisami odpowiedzialnymi za sprzątanie, ochronę czy obsługę techniczną. Regularna weryfikacja tych umów pozwala ograniczyć koszty eksploatacji, które w dłuższej perspektywie mają znaczący wpływ na rentowność lokalu.
Do zakresu obsługi administracyjnej należą:
Szczególną uwagę zwracamy na umowy najmu. Umowa z najemcą lokalu usługowego powinna uwzględniać specyfikę działalności, zasady rozliczania opłat eksploatacyjnych, zakres odpowiedzialności za instalacje oraz warunki adaptacji. W lokalach gastronomicznych często konieczne jest zabezpieczenie najemcy na wypadek braku zgód sanepidu lub straży pożarnej, a w lokalach w galeriach handlowych w grę wchodzą dodatkowo zapisy o wyłączności branżowej. Doradzamy właścicielowi przy redagowaniu zapisów umowy oraz nadzorujemy jej realizację.
Likwidacja szkód to obszar, w którym działamy w imieniu właściciela. Przy zalaniu, pożarze, kradzieży lub uszkodzeniu części wspólnych prowadzimy pełną obsługę od zgłoszenia do ubezpieczyciela po rozliczenie odszkodowania i koordynację prac naprawczych.
Księgowość nieruchomości usługowej wykracza poza standardową ewidencję wpływów i wydatków. Przy lokalach wynajętych na działalność gospodarczą rozliczamy czynsz, opłaty eksploatacyjne, media przefakturowywane na najemców oraz ewentualne opłaty dodatkowe (marketingowe, fundusz remontowy, obsługa części wspólnych). Każdą pozycję ewidencjonujemy zgodnie z obowiązującymi przepisami i udostępniamy właścicielowi w formie cyfrowej.
Zakres obsługi księgowej prowadzonej przez naszą firmę obejmuje:
Właściciel lokalu lub portfela lokali ma całodobowy dostęp do kartoteki online, w której widzi aktualne saldo, historię płatności i rozliczenia mediów. To ułatwia podejmowanie decyzji inwestycyjnych i planowanie kosztów w dłuższej perspektywie. Przy kilku nieruchomościach w portfelu dostęp online znacząco upraszcza kontrolę finansów bez konieczności oczekiwania na comiesięczne raporty.
Obsługa prawna lokali usługowych prowadzona jest we współpracy z kancelariami specjalizującymi się w rynku nieruchomości. W praktyce oznacza to konkretne wsparcie w sytuacjach, w których właściciel potrzebuje opinii prawnej lub reprezentacji przed organami administracji i sądami.
W ramach obsługi prawnej zapewniamy:
Przy lokalach wynajętych na działalność gospodarczą często pojawiają się spory dotyczące rozliczeń mediów, wysokości kaucji, stanu lokalu po zakończeniu najmu czy odpowiedzialności za instalacje. Wczesne zaangażowanie prawnika pozwala wypracować rozwiązanie poza postępowaniem sądowym, co ogranicza koszty i skraca czas oczekiwania na wynik. W razie konieczności prowadzimy pełną obsługę postępowania sądowego.
Windykacja to naturalny element obsługi lokali usługowych. Opóźnienia w płatnościach zdarzają się nawet w lokalach z renomowanymi najemcami, dlatego prowadzimy usystematyzowane działania od pierwszego dnia zwłoki. Zaczynamy od miękkich form kontaktu, które pozwalają odzyskać należność bez eskalacji sporu.
Zakres windykacji obejmuje:
Harmonogram spłat bywa lepszym rozwiązaniem niż natychmiastowe wypowiedzenie umowy. Pozwala odzyskać należność i utrzymać najemcę, który po przejściowych trudnościach wraca do regularnych płatności. Decyzję o formie windykacji podejmujemy zawsze w porozumieniu z właścicielem, uwzględniając specyfikę najemcy, historię współpracy i wysokość zaległości.
Codzienna obsługa lokalu usługowego wymaga sprawnego obiegu informacji między właścicielem, najemcą, zarządcą i wykonawcami usług. Dostarczamy strefę online, która upraszcza komunikację i porządkuje dokumentację.
Z poziomu strefy online dostępne są:
System zgłoszeń przyspiesza reakcję na awarie. Najemca w jednym miejscu opisuje problem, załącza zdjęcia, a my widzimy zgłoszenie od razu i możemy przydzielić wykonawcę. Historia zgłoszeń pozostaje dostępna dla właściciela, co ułatwia planowanie prac konserwacyjnych i analizę kosztów w skali roku.
Narzędzia cyfrowe nie zastępują bezpośredniego kontaktu, ale porządkują komunikację i ograniczają ryzyko pominięcia ważnych spraw. Dla właścicieli portfeli nieruchomości to rozwiązanie, które realnie oszczędza czas.
Zajmujemy się zarządzaniem nieruchomościami we Wrocławiu i okolicach od wielu lat, a nasze doświadczenie obejmuje zarówno wspólnoty mieszkaniowe, jak i pojedyncze lokale usługowe oraz użytkowe. Łączymy kompetencje techniczne, administracyjne, księgowe i prawne w jednym zespole, dzięki czemu właściciel lokalu nie musi współpracować z kilkoma różnymi podmiotami.
Lokalna obecność ma znaczenie. Znamy wrocławskich wykonawców, serwisy, dostawców mediów oraz lokalną administrację. Reagujemy szybko przy awariach, odbiorach prac i kontrolach. Nasz zespół rozumie specyfikę rynku najmu we Wrocławiu zarówno w centrum miasta, jak i na osiedlach z dynamicznie rozwijającymi się pasażami handlowymi.
Współpraca obejmuje wszystkie kluczowe obszary: obsługę techniczną, administracyjną, księgową i prawną. Do tego dochodzą narzędzia online, telefon alarmowy 24/7 oraz wsparcie przy windykacji należności. Właściciel lokalu zachowuje pełną kontrolę nad swoją nieruchomością, a jednocześnie zdejmuje z siebie codzienne obowiązki związane z jej prowadzeniem.
Zarządzanie lokalami usługowymi i użytkowymi we Wrocławiu wymaga znajomości przepisów, rynku najmu oraz specyfiki poszczególnych branż. Fontis oferuje pełną obsługę takich nieruchomości od przeglądów technicznych i prowadzenia dokumentacji, przez administrację i księgowość, aż po wsparcie prawne i windykację należności. Jeśli posiadasz lokal usługowy we Wrocławiu i szukasz partnera, który przejmie codzienne obowiązki związane z jego prowadzeniem, zapraszamy do kontaktu w celu omówienia zakresu współpracy.
ul. Jezierskiego 14
51-691 Wrocław
ul. Kłodzka 11a
50-536 Wrocław
Jesteśmy wśród największych zarządców nieruchomości we Wrocławiu z ponad 25 letnim doświadczeniem.