Zarządzanie apartamentami w modelu Fontis to przejęcie obowiązków właściciela związanych z całym cyklem najmu. Działamy w dwóch wariantach: dla najmu długoterminowego i krótkoterminowego, a zakres prac dopasowujemy do typu lokalu, jego lokalizacji oraz oczekiwań inwestora.
Standardowy zakres usługi obejmuje:
- przygotowanie apartamentu do wynajmu wraz z home stagingiem i sesją zdjęciową,
- publikację oferty na stronie Fontis oraz portalach branżowych (np. Otodom),
- selekcję najemców i prezentację lokalu,
- przygotowanie i podpisanie umowy najmu w formie zwykłej lub okazjonalnej z udziałem notariusza,
- bieżącą obsługę najemców i komunikację w sprawach operacyjnych,
- kontrolę terminowości płatności oraz windykację należności,
- obsługę zgłoszeń serwisowych i organizację interwencji technicznych,
- comiesięczne rozliczenia kosztów i przychodów,
- protokolarny odbiór lokalu po zakończeniu umowy.
Każdy apartament pod naszą opieką ma przypisanego opiekuna odpowiedzialnego za komunikację z właścicielem i najemcą. Właściciel otrzymuje raporty w stałej formie, co ułatwia porównywanie wyników między okresami i ocenę rentowności inwestycji.
Więcej
Zarządzanie apartamentami w najmie długoterminowym
Najem długoterminowy to model, w którym apartament wynajmowany jest jednemu najemcy na okres od kilku miesięcy do kilku lat. Ten wariant ma niższą rotację najemców i prostszą strukturę kosztów. Wymaga jednak rzetelnej weryfikacji potencjalnych najemców oraz dobrze przygotowanej umowy, która zabezpiecza interesy właściciela.
W ramach obsługi najmu długoterminowego Fontis odpowiada za:
- weryfikację najemców pod kątem zdolności płatniczej i historii najmu,
- przygotowanie umowy najmu zwykłego lub okazjonalnego,
- zgłoszenie umowy najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego w terminie 14 dni od jej rozpoczęcia,
- protokolarne przekazanie lokalu wraz ze stanem liczników i wyposażenia,
- comiesięczne rozliczenia czynszu, mediów oraz opłat eksploatacyjnych,
- nadzór nad stanem technicznym apartamentu i organizację napraw,
- reprezentowanie właściciela wobec wspólnoty mieszkaniowej,
- odbiór apartamentu po zakończeniu umowy.
Najem okazjonalny daje właścicielowi mocniejszą ochronę prawną. Najemca składa oświadczenie w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji oraz wskazuje lokal, do którego może się przeprowadzić w razie wypowiedzenia umowy. To rozwiązanie skraca ścieżkę eksmisji i ogranicza ryzyko związane z nieuczciwymi najemcami.
Zarządzanie apartamentami w najmie krótkoterminowym
Najem krótkoterminowy dotyczy pobytów do 30 dni i odbywa się zwykle za pośrednictwem platform rezerwacyjnych typu Booking czy Airbnb. Ten model generuje wyższe przychody jednostkowe, ale wymaga znacznie większego zaangażowania operacyjnego: częstych zmian najemców, sprzątania między pobytami, obsługi rezerwacji i komunikacji w wielu językach.
Obsługa najmu krótkoterminowego prowadzona przez Fontis obejmuje:
- publikację oferty na platformach rezerwacyjnych,
- obsługę rezerwacji i komunikację z gośćmi,
- przekazanie kluczy lub kodów dostępu,
- sprzątanie i przygotowanie apartamentu między pobytami,
- uzupełnianie środków higienicznych i drobnych elementów wyposażenia,
- rozliczenia z platformami rezerwacyjnymi,
- przygotowanie raportów miesięcznych dla właściciela,
- reakcję na zgłoszenia gości w trybie ciągłym.
W 2025 roku rynek najmu krótkoterminowego objęty jest dyrektywą DAC7, która zobowiązuje platformy rezerwacyjne do przekazywania danych o sprzedawcach administracji skarbowej. Od 2026 roku Unia Europejska wprowadza dodatkowe regulacje dotyczące rejestracji lokali przeznaczonych na najem krótkoterminowy oraz raportowania danych do organów publicznych. Fontis monitoruje zmiany regulacyjne i informuje właścicieli o nowych obowiązkach formalnych.
Rozliczenia i dokumentacja stanu apartamentu
Przy zarządzaniu apartamentami liczy się uporządkowana dokumentacja i przewidywalny tryb rozliczeń. Właściciel powinien w każdym momencie mieć możliwość weryfikacji wpływów, kosztów oraz zdarzeń dotyczących lokalu. Fontis prowadzi rozliczenia w stałej formie, porównywalnej między miesiącami.
Standardowy zestaw dokumentów obejmuje:
| Obszar |
Zakres informacji |
Częstotliwość |
| Przychody z najmu |
data wpływu, kwota, źródło |
miesięcznie |
| Koszty operacyjne |
faktury, opis pozycji kosztowej |
miesięcznie |
| Zgłoszenia techniczne |
data, opis, wykonawca, koszt |
na bieżąco |
| Stan techniczny lokalu |
protokoły przeglądów i odbiorów |
po każdym zdarzeniu |
| Dokumenty najmu |
umowy, aneksy, oświadczenia |
archiwizacja stała |
Właściciele apartamentów otrzymują dostęp do panelu online, w którym mogą sprawdzić aktualne salda, pobrać dokumenty i zobaczyć status spraw technicznych. Taki model ogranicza liczbę spraw wymagających bezpośredniego kontaktu i daje właścicielowi pełny obraz sytuacji niezależnie od miejsca pobytu.
W razie potrzeby Fontis przygotowuje również zestawienia roczne na potrzeby rozliczeń podatkowych. Najem prywatny opodatkowany jest ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, a usługi krótkoterminowego zakwaterowania podlegają dodatkowo stawce 8% VAT przy prowadzeniu działalności gospodarczej⁵.
Obsługa techniczna apartamentów we Wrocławiu
Apartament w wynajmie wymaga sprawnej reakcji na usterki. Każda przerwa w użytkowaniu obniża rentowność inwestycji, a w najmie krótkoterminowym może bezpośrednio wpłynąć na oceny i widoczność oferty na platformach rezerwacyjnych. Fontis udostępnia kanały zgłoszeń działające poza godzinami pracy biura.
Procedura obsługi zgłoszeń:
- Przyjęcie zgłoszenia od najemcy przez panel online lub telefon alarmowy.
- Weryfikacja priorytetu i zakresu interwencji.
- Skierowanie odpowiedniego serwisu na miejsce zdarzenia.
- Dokumentowanie przebiegu naprawy oraz kosztów.
- Akceptacja kosztów przez właściciela zgodnie z ustalonym limitem.
Telefon alarmowy działa w dni robocze poza godzinami pracy oraz całodobowo w weekendy i święta. Współpracujemy z serwisami pełniącymi dyżury całodobowe w zakresie hydrauliki, elektryki, AGD oraz urządzeń grzewczych. Po każdej interwencji właściciel otrzymuje raport z opisem zdarzenia, sposobem rozwiązania i wysokością kosztów.
Historia zgłoszeń pozostaje dostępna w systemie. Pozwala to porównać częstotliwość napraw, zidentyfikować powtarzające się problemy i podjąć decyzję o serwisie cyklicznym lub wymianie elementu wyposażenia.
Panel online dla właścicieli apartamentów
Fontis udostępnia Internetową Obsługę Kontrahenta (IOK) jako narzędzie do bieżącej komunikacji między właścicielem, najemcą i zarządcą. Panel pozwala na pracę zdalną, niezależnie od miejsca pobytu właściciela.
Z poziomu panelu można:
- przeglądać kartotekę apartamentu i historię płatności,
- pobierać dokumenty oraz raporty miesięczne,
- zgłaszać sprawy techniczne i śledzić status interwencji,
- komunikować się z zarządcą bez konieczności wizyty w biurze,
- archiwizować umowy, faktury i protokoły.
Dla właścicieli zarządzających kilkoma apartamentami panel grupuje informacje w jednym miejscu, co ułatwia porównanie wyników między lokalami. Taki model wspiera podejmowanie decyzji inwestycyjnych w oparciu o dane, a nie pojedyncze obserwacje.
Cennik usług i modele współpracy
Fontis pracuje w modelu prowizyjnym, dopasowanym do typu najmu i zakresu obsługi. Standardowa opłata na start wynosi 1000 zł lub 50% pierwszego czynszu najmu. Opłata miesięczna to 12,5% czynszu najmu, nie mniej niż 200 zł miesięcznie.
Zakres współpracy ustalamy indywidualnie po analizie apartamentu i oczekiwań właściciela. Umowa precyzuje obowiązki obu stron, limity decyzyjne zarządcy oraz tryb raportowania. Współpracę rozpoczynamy bezpośrednio po podpisaniu umowy.
Zapraszamy do współpracy
Zarządzanie apartamentami we Wrocławiu wymaga uporządkowanego procesu, sprawnej obsługi technicznej i przewidywalnych rozliczeń. Fontis przejmuje obowiązki właściciela w zakresie obsługi najemców, dokumentacji, spraw technicznych i rozliczeń, a panel online daje stały dostęp do informacji o lokalu. Działamy na terenie Wrocławia i okolic, obsługując apartamenty w najmie długoterminowym i krótkoterminowym.
Jeżeli szukasz operatora, który zajmie się Twoim apartamentem, skontaktuj się z nami. Przygotujemy ofertę dopasowaną do typu lokalu i wybranego modelu najmu.
